Gestión y planificación de una clínica dental: Aspectos clave

Planificación de una clínica dental

El sector dental es extremadamente competitivo y solo aquellas clínicas que cuenten con una planificación estratégica serán capaces de tener éxito. Por esa razón, los gerentes y los odontólogos deben crear unos buenos cimientos que les permitan crecer en el mercado.

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¿Qué se entiende por planificación estratégica en una clínica dental?

La planificación hace referencia a la toma de decisiones que deben adoptar los responsables de las clínicas con anterioridad a la puesta en marcha de la empresa, o en el momento en el que quieran abordar nuevos retos que mejoren el funcionamiento de la misma. Para ello se debe analizar en qué punto se encuentran y dónde se quiere llegar. Con esta información se podrá dibujar un plan que permita determinar dónde invertir el tiempo, el capital humano y los recursos económicos para alcanzar nuestros objetivos.

Esta visión estratégica servirá de referencia al personal de la clínica, les inspirará y les motivará a alcanzar la excelencia en su labor profesional. Además, impulsará el orgullo de pertenencia y reforzará la cultura empresarial, algo imprescindible para remar todos hacia el mismo objetivo.

¿Cómo planificar y gestionar una clínica dental estratégicamente?

La teoría parece clara, pero a la hora de ponerla en práctica hay muchos aspectos en los que se requieren ayuda y consejos. Una buena metodología para todos ellos es la que se conoce como SMART, que recomienda que todos los objetivos sean Específicos (Specific), Medibles (Measurable), Alcanzables (Achievable), Relevantes (Relevant) y limitados en el Tiempo (Time Bound).

Aun así, vamos a analizar un poco más en profundidad tres aspectos clave para abordar con éxito un nuevo proyecto dentro de la clínica dental, como es la planificación técnica, el uso de la tecnología para la gestión de la clínica y la estrategia de marketing dental.

Planificación técnica de una clínica dental

La planificación técnica es una necesidad que puede aparecer en el momento de abrir una nueva clínica dental o de hacer una reforma. En ambos casos es necesario hacerla de forma eficiente.

Al hablar de planificación técnica nos referimos a la forma de distribuir el espacio de una clínica dental para sacarle el máximo partido. No se puede realizar sin estudios previos que garanticen que los suministros esenciales lleguen a cada “box” o gabinete médico, como el aire comprimido, la aspiración de aire, la luz o el agua corriente. De la misma forma, hay que planificar el mejor sitio para espacios como la sala de espera, la recepción, el aseo (para el personal y para los pacientes), la sala de esterilización o incluso la sala de escáner.

Hay empresas como Cattani, especialista en motores y sistemas de aspiración dental, que ofrecen su experiencia de forma gratuita a las clínicas dentales a la hora de realizar una planificación de tuberías y diseñar el sistema de aspiración y de aire comprimido. Para ello, solo requieren un plano en AutoCad indicando la posición de los sillones y del cuarto de máquinas y, a partir de ahí, realizan la planificación técnica más eficiente.

Aprovechar este tipo de ayudas y conocer distintas opiniones sobre la planificación técnica de la clínica es imprescindible antes de realizar tareas como la compra de aparatología. 

Gestión de la clínica dental gracias a la tecnología

Las innovaciones tecnológicas han simplificado muchas de las tareas diarias de una clínica dental permitiendo mejorar la eficiencia y la atención al paciente. Hoy en día es fundamental elegir un programa de gestión (software) que permita cubrir todas las necesidades y simplificar los procesos.

A la hora de escoger el más adecuado hay que prestar atención sobre los recursos que ofrece el programa en cuanto a:

  • Agenda, citas y recordatorios. Será necesario que permita hacer seguimientos, coordinar citas con los laboratorios y talleres protésicos o recordar automáticamente las próximas citas a los pacientes por correo electrónico, SMS o Whatsapp.
  • Tratamientos y base de datos de pacientes. Es fundamental que permitan visualizar los historiales de forma clara y sencilla, adjuntar pruebas como radiografías o imágenes y elaborar recetas o cuestionarios médicos.
  • Gestión administrativa. Deberán permitir realizar cierres de caja diarios, facturas individuales o en bloque, gestionar pacientes con empresas aseguradoras y simplificar la gestión de domiciliaciones bancarias, entre otras cosas.
  • Facturación con colaboradores y proveedores. Debe incluir balances periódicos, control de la tesorería e informes detallados de cada área de la clínica.

La planificación del marketing dental

Al hablar de planificar todas las acciones de una clínica dental, el marketing es una de las más relevantes. El éxito de tu estrategia de publicidad determinará, en buena parte, el desarrollo de otras áreas. Es por ello que hay que realizarla para lograr resultados a corto plazo pero, sobre todo, con la vista puesta en el futuro de la clínica.

Existen muchas acciones de marketing para lograr más clientes para una clínica dental. Anunciarse en Google o en redes sociales o crear contenido de valor y posicionarlo en los buscadores, son algunas de las estrategias que se pueden llevar a cabo para llegar a pacientes potenciales. 

Tal y como diría el empresario Warren Buffett, “alguien está sentado a la sombra hoy porque plantó un árbol hace mucho tiempo”. Planificar es imprescindible para prosperar.

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